Khi sử dụng mail outlook trong một thời gian thì ta sẽ gặp lỗi hiển thị như bên dưới , dù cho máy tính vẫn còn nhiều dung lượng ổ đĩa. Vì vậy bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tăng dung lượng file PST trong Outlook để có thể lưu trữ nhiều mail hơn.
Pst outlook
File pst
Lý do là file .pst dùng để lưu trữ mail của outlook đã đạt đến kích thước tối đa, mặc định sẽ là 50GB. Để xử lý thì ta có thể xóa một số mail cũ không sử dụng nữa, tuy nhiên đó sẽ là vấn đề nếu bạn có quá nhiều mail cần phải xóa. Một cách khác là chúng ta có thể chuyển dữ liệu mail sang data file mới , tuy nhiên khi đó sẽ bị mất rule mail có sẵn.
Bạn có thể kết hợp nhiều file PST (PST là viết tắt của Personal Storage Table – Bảng lưu trữ cá nhân) trong Outlook. Kết hợp các file PST trong Outlook là một nhiệm vụ có thể thực hiện nhanh chóng, hoạt động với tất cả các phiên bản Outlook từ năm 2007 cho đến thời điểm hiện tại. Quá trình này gồm hai giai đoạn: Đầu tiên, hãy tạo một file PST trống hoàn toàn mới. Sau đó nhập file PST hiện có.
Bước 1: Chọn tab Home, sau đó chọn New Items > More Items > Outlook Data Files. Đặt tên cho file dữ liệu trống và lưu nó.
Bước 2: Bây giờ, hãy đi tới File > Open & Export > Import > Import from another program or file. Trên màn hình tiếp theo, chọn Outlook Data File (.pst).
Bước 3: Duyệt đến file PST muốn nhập. Bây giờ bạn có tùy chọn để thay thế các file trùng lặp, cho phép tạo các bản sao hoặc từ chối nhập các file trùng lặp. Sự lựa chọn phụ thuộc vào các file PST đang nhập. Ví dụ này sẽ chọn Replace duplicates with items imported. (Xin nhớ rằng bạn cần mật khẩu cho mỗi file PST đang nhập).
Bước 4: Khi việc nhập hoàn tất, bạn có thể bắt đầu lại quá trình để nhập bao nhiêu file PST tùy thích vào một file PST mới.
Pst mail
Mở Registry và đi đến đường dẫn cấu hình của file pst mail:
Bước 1. Mở Registry và đi đến đường dẫn cấu hình của file pst
Để tăng dung lượng file PST trong Outlook chúng ta cần phải mở phần Regitry Editor trên máy tính bằng cách nhấn tổ hợp phím Windows + R sau đó gõ Regedit rồi nhấn OK để mở.
Sau đó đi đến đường dẫn như bên dưới , tùy thuộc vào phiên bản outlook bạn đang sử dụng để chỉnh sửa.
- Outlook 2003
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\PST - Outlook 2007
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\PST - Outlook 2010
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\PST - Outlook 2013
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\PST - Outlook 2016 / Outlook 2019 / Microsoft 365
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST
Bước 2. Chỉnh sửa kích thước của file PST
Sau khi đi đến đường dẫn ở bước 1 , các bạn chuột phải vào PST -> New – > DWORD.
Điền MaxLargeFileSize và nhấn ENTER. Thông số này cho biết dung lượng lưu trữ của file .pst trước khi nhận được cảnh báo rằng file đã đầy.
Sau đó chuột phải vào DWORD vừa tạo, chọn Edit DWORD Value. Trong cửa sổ này , chúng ta chọn Decimal và điền dung lượng mong muốn vào ô Value data, sau đó chọn OK.
Tương tự , ta tạo 1 DWORD khác cho WarnLargeFileSize và điền dung lượng mong muốn. Thông số này cho biết dung lượng tối đa của file .pst có thể lưu trữ .
Dung lượng này được tính theo megabyte – MB. Bạn cần đổi thông số dung lượng từ GB sang MB để điền cho chính xác. Bạn có thể điền thông số dung lượng như bên trên , trong đó :
Sau khi thiết lập xong thì kết quả có thể như bên dưới. Bạn có thể tắt và mở lại ứng dụng Outlook để thiết lập có hiệu lực.
Một số lưu ý:
- Bạn cần thiết lập 2 thông số WarnLargeFileSize và MaxLargeFileSize phải chênh lệch nhau ít nhất 5%. Lí do là vì có nhiều dữ liệu khác được ghi vào file .pst ngoài dữ liệu mail của người dùng.
- Không thiết lập 2 thông số WarnLargeFileSize lớn hơn 4090445042 (decimal) và MaxLargeFileSize lớn hơn 4294967295 (decimal).
- Dù đường dẫn của Registry hiển thị PST thì cấu hình này vẫn có hiệu lực đối với file .ost
- Hướng dẫn này có thể sẽ không có hiệu lực đối với các file .pst và .ost thuộc phiên bản Outlook 97-2002 (ANSI format pst-files).
